Foglio Elettronico Excel.

By Fausto Marinsalta

4.1 Il Foglio Elettronico.

Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo, che mette a disposizione dell'utente una matrice di righe e colonne, visualizzate sullo schermo del posto di lavoro in una finestra scorrevole. L'intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico).

Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una formula, nella quale sono legati da operatori matematici variabili (contenuti di celle) e costanti.

Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella, utilizzata nelle formule.

Pertanto, una volta impostato, il foglio elettronico può essere usato come modello, sia per l'elaborazione di nuovi insiemi di dati, sia per analisi di tipo "what if …".

Il programma è fortemente interattivo, per cui vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione, registrazione di dati ed elaborazione. L'inserimento nuovi dati o formule ha effetto immediato su tutto il foglio elettronico; la tecnica utilizzata è infatti quella denominata WYSIWYG, What You See Is What You Get, ciò che vedi è ciò che ottieni.

A fronte di questa impostazione, Excel si presenta come un'unica struttura di lavoro, che visualizza la matrice sulla quale operare. Con lo spostamento del cursore o del mouse, è possibile spostarsi da una cella all'altra.

Una volta selezionata la cella, è possibile immettere direttamente:

§ Un testo

§ Un valore numerico

§ Una formula

Il riconoscimento tra testo e valori numerici avviene automaticamente sulla base della stringa di caratteri immessa. E' comunque possibile modificare il formato della cella, selezionando il formato richiesto attraverso il relativo menù.

Per introdurre le formule, occorre far precedere il carattere = alla stringa di caratteri che rappresenta la formula.

In figura è rappresentata l'introduzione di vari tipi di dati.

Nelle le celle A1, B1, C1, D1, A3 i dati sono stati introdotti in formato testo: nella cella A3 la stringa di caratteri è numerica, ma il formato testo è stato imposto, utilizzando la funzione relativa nel menù.

Si noti come nella cella il formato numerico comporta l'allineamento sulla destra, il formato testo sulla sinistra.

Nella cella D3 è stata introdotta la formula =B3*C3. Tale formula è visibile nella barra degli strumenti, quando viene selezionata la relativa cella; nella cella è rappresentato il risultato del calcolo. Gli indirizzi delle celle possono essere inseriti da tastiera, o selezionando le celle con il mouse.

4.2 Formule ripetitive.

Completando la tabella vengono inseriti ulteriori dati nelle colonne A, B, C. Per le celle della colonna D, i valori si ottengono applicando la stessa formula prima vista, modificata in funzione della riga.

E' possibile ottenere il tutto semplicemente copiando, nelle celle successive, la formula già impostata. Infatti Excel, salvo indicazione diversa, utilizza il sistema di indirizzamento relativo, per cui la formula:

=B3*C3

utilizzata nella cella D3, diventa automaticamente

=B4*C4

se copiata nella cella D4.

La copia può essere realizzata o con la relativa funzione del menù, o con i tasti funzionali copia e incolla della barra degli strumenti, o selezionando la cella di partenza, posizionando il cursore sull'angolo inferiore destro sino a quando compare una croce a linee sottili e trascinando infine col cursore il campo per tutto l'intervallo voluto.

3.3 Impostazione delle Formule.

Le formule possono essere realizzate associando costanti, variabili (indirizzi di celle), operatori matematici, parentesi tonde.

Gli operatori matematici utilizzabili sono:

Somma +

Sottrazione -

Moltiplicazione *

Divisione /

L'utilizzo delle parentesi serve, come in matematica, a stabilire le priorità nell'esecuzione delle operazioni.

Qui di seguito sono riportati alcuni esempi di formule:

=(B2+C2)/2

=B3/B20*100

=B3*1,1

4.4 Funzioni Matematiche

Oltre alla realizzazione di formule mediante l'uso di operatori matematici, le operazioni di calcolo possono essere ottenute con l'utilizzo delle funzioni matematiche disponibili. Anche in questo caso, il nome della funzione ed i parametri relativi devono essere preceduti dal simbolo =.

Tra le funzioni, la Somma è sicuramente la più impiegata, tanto che a tale funzione è dedicato un apposito tasto funzionale nella barra degli strumenti.

L'espressione può essere comunque digitata direttamente, utilizzando la forma del tipo:

=Somma (D3:D8)

che indica che la cella deve essere calcolata sommando tutti i valori della colonna D, compresi tra la riga 3 e la riga8.

Tale espressione si ottiene direttamente se, posizionato il cursore nella cella D9, viene attivata la funzione somma, mediante l'icona della barra degli strumenti. In modo automatico, essendo la cella D9 posizionata al termine di una lista di valori numerici nella colonna D, il sistema presuppone che la somma si riferisca a tale insieme.

Rimane, comunque, la possibilità di correggere l'espressione, variando i limiti dell'intervallo, con una opportuna correzione degli operatori.

Anche in questo caso, una volta inserita la funzione, questa rimarrà visibile nella finestra disponibile nella barra degli strumenti, mentre nella cella sarà visibile il risultato dell'operazione di calcolo.

In modo analogo verranno utilizzate le funzioni disponibili, indicando il nome della funzione e le variabili (indirizzi di celle) e le costanti che definiscono i parametri, richiesti dalla funzione utilizzata.

Excel mette a disposizione una vasta gamma di funzioni, divise per argomento:

Selezionando la funzione, vengono fornite alcune informazioni sintetiche, ed una griglia per l'inserimento dei parametri.

Informazioni più dettagliate si possono ottenere dalla funzione di help in linea, attivabile mediante l'icona relative (che riporta il carattere ?).

Nella figura successiva, a titolo di esempio viene usata la funzione massimo sulla colonna valore. L'introduzione dei parametri viene guidata dal sistema.

4.5 Indirizzamento assoluto ed indirizzamento relativo.

Sempre nella tabella usata come esempio, supponiamo di voler calcolare l'incidenza percentuale del valore dei singoli prodotti sul valore totale del magazzino.

Occorre per questo dividere il valore di ogni prodotto per il valore totale e moltiplicare per 100, o applicare la funzione percentuale.

Impostiamo la formula per il primo prodotto (riga 3). Nel valore ottenuto è stato ridotto il numero di cifre decimali, utilizzando il tasto relativo nella barra degli strumenti.

Se ora copiamo la formula nelle righe successive, non otteniamo il risultato voluto ma una segnalazione di errore. Il motivo risulta evidente andando a verificare la formula inserita nelle varie celle.

Dal momento che Excel utilizza normalmente il sistema di indirizzamento relativo, per il calcolo delle celle successive è stata variata non solo la posizione del numeratore, ma anche quella del denominatore, che invece non doveva essere variata.

Per poter eseguire correttamente il calcolo occorre che al variare della posizione del numeratore, ed in particolare della riga, non vari la riga dell'indirizzo del denominatore. Ciò si ottiene fissando la riga, ossia utilizzando per la riga l'indirizzo assoluto. Per far questo si fa precedere al valore numerico della riga il simbolo $.

In questo caso è stato utilizzato un sistema di indirizzamento misto:

§ Relativo per la colonna,

§ Assoluto per la riga.

In altri casi può essere necessario utilizzare un indirizzo assoluto della cella. Supponiamo di voler calcolare il nuovo valore del magazzino se i prezzi di tutti i prodotti vengono maggiorati di una percentuale, da inserire di volta in volta in una cella fissa del foglio. La formula utilizzata è quella riportata in figura: come si può notare per tale cella viene usato l'indirizzo assoluto, ossia vengono bloccate sia la riga che la colonna:

$C$11

4.6 Rappresentazione dei valori numerici.

Se lo spazio disponibile in una cella non è sufficiente per la rappresentazione del valore numerico calcolato, il numero viene espresso nella forma del tipo:

6E+07

che equivale a

6 * 10 elevato a +7

ovviamente in questo caso il valore risulta approssimato.

Se lo spazio è insufficiente anche per questo tipo di rappresentazione, nella cella compare la stringa:

#######

Il valore esatto è comunque presente nella memoria dell'elaboratore, per cui è sufficiente allargare lo spazio destinato alla cella (agendo con il mouse sul confine della cella nella riga degli indirizzi alfabetici delle colonne), per visualizzare il valore esatto.

4.7 Operatori logici.

Gli operatori logici vengono utilizzati per condizionare il contenuto di una cella alla verifica di determinate condizioni.

Operatore SE

La funzione comandata dall'operatore SE permette di verificare se una condizione risulta vera o falsa e di condizionare di conseguenza il contenuto della cella. La sua espressione generale è la seguente:

SE (condizione; vero ; falso)

Nell'esempio in figura, viene verificato se la quantità presente in magazzino è minore della scorta minima: se tale condizione è vera viene inserito nella cella il carattere *, altrimenti non viene evidenziato nessuno carattere (viene inserita una stringa vuota).

L'operatore SE può essere utilizzato in cascata. Nell'esempio che segue, vengono evidenziati in modo diverso i prodotti sotto scorta minima e quelli a livello di scorta minima.

Se la quantità a magazzino è minore della scorta minima viene inserito il messaggio "riordino", altrimenti, se la quantità è uguale alla scorta minima viene inserito il messaggio "attenzione", altrimenti, e quindi, se la quantità è maggiore della scorta minima, non viene inserito nessun messaggio.

Nella cella possono essere inserite stringhe di caratteri, come visto negli esempi precedenti, o valori numerici o formule.

Nell'esempio che segue, quando la quantità a magazzino è inferiore alla scorta minima, nella cella viene inserito il costo da sostenere per portare a scorta minima il prodotto. Tale importo viene calcolato come prodotto del prezzo unitario per la differenza tra scorta minima e quantità.

Se nella funzione SE non vengono indicate le azioni corrispondenti alle condizioni di vero e falso, vengono inserite automaticamente dal sistema le relative scritte.

Nell'esempio in figura, se la condizione non è verificata, avviene automaticamente l'inserimento della scritta FALSO:

Operatori E e O

Le funzioni E ed O restituiscono un valore logico (VERO o FALSO) in relazione al valore logico dei loro argomenti:

§ Se tutti gli argomenti della funzione E sono veri, viene restituito il valore vero;

§ Se almeno uno degli argomenti della funzione E è falso, viene restituito il valore falso;

§ Se almeno uno degli argomenti della funzione O è vero, viene restituito il valore vero;

§ Se tutti gli argomenti della funzione O sono falsi, viene restituito il valore falso:

Nell'esempio che segue, viene evidenziato un asterisco se la quantità a magazzino è minore della scorta minima o è minore di 150.

Anche in questo caso gli argomenti della funzione sono inseriti tra parentesi e sono separati da punto e virgola.

Capitolo 5

Integrazione Access Excel.

5.1 Considerazioni generali.

Access ed Excel sono due ambienti applicativi progettati per rispondere ad esigenze complementari: gestione dei dati e calcoli su dati tabellari.

Pertanto, anche se hanno aree funzionali sovrapposte (Access ha funzioni di calcolo ed Excel ha possibilità di archiviazione), per poter sfruttare le potenzialità di entrambi i pacchetti applicativi è opportuno gestire il tutto come un unico ambiente, trasferendo i dati quando necessario.

5.2 Trasferimento da Access ad Excel.

Il trasferimento di tabelle Access a fogli Excel può essere realizzato scegliendo la funzione salva nel menù File di Access.

Occorre inoltre, seguendo le indicazioni delle finestre che si aprono in successione, definire il file di arrivo (dichiarandone il percorso), ed il formato, Excel 97 nel caso in esempio.

La tabella Excel, generata, è riportata in figura.

In questa tabella sono state semplicemente modificate le larghezze di alcune colonne, per poter visualizzare l'intero contenuto di alcuni campi.

5.3 Trasferimento da Excel ad Access.

Il trasferimento di fogli Excel a tabelle Access può essere realizzato mediante la funzione importa del menù File di Access.

In questo caso tutte le modifiche effettuate in Access non vengono riportate sulla tabella originale.

Il percorso da Excel ad Access prevede più passi intermedi in quanto devono essere definiti più parametri, ed in particolare:

§ Le denominazione dei campi (che possono essere acquisiti dalla prima riga del foglio Excel.

§ Gli attributi di alcuni campi significativi.

§ L'indicazione della chiave di ricerca primaria.

Nel caso si voglia che eventuali modifiche, effettuate sulla tabella Access, vengano riportate automaticamente sulla tabella Excel originale, occorre accedere direttamente dall'ambiente Access al file esterno.

Per ottenere questo, si deve si deve scegliere l'opzione collega nel menù File. Il processo successivamente è del tutto simile a quello già visto per la funzione di importazione.